Проведение инвентаризации ОС на предприятии - это процесс проверки фактического наличия активов, результатом которого является корректировка бухгалтерских документов на сумму выявленных расхождений.

В зависимости от масштаба инвентаризация бывает следующих видов:

1. Сплошная инвентаризация. Объектами проверки являются:

• все имущество компании;
• финансовые обязательства.

2. Выборочная инвентаризация. Проверка распространяется на отдельную часть имущества.

Инвентаризация - это обязательный процесс для всех предприятий. Регламент проведения этого процесса прописан в ряде законодательных документов (Закон РФ No129-Ф3, Положение по бухучету от 29.07.98, Методические указания от 13.06.95), дополнения и уточнения описываются в учетной политике организации и специальных приказах руководителя.

Проводить инвентаризацию ОС нужно в следующих ситуациях:

• продажа имущества, сдача в аренду активов;
• реструктуризация/ликвидация компании;
• составление отчетности за год;
• стихийное бедствие, что спровоцировало порчу имущества;
• подозрение на умышленную кражу основных средств;
• переход права материальной ответственности.

В процессе инвентаризации сверяют все основные средства, что находятся на территории предприятия или принадлежат ему по документам.

Проверке подлежит:

• собственное имущество;
• арендованные основные средства;
• активы, что находятся на территории компании по договору ответственного хранения.

В ходе проведения проверки возможны следующие ситуации:

1. Выявлены основные средства, что не отображены в бухгалтерском учете компании - активы нужно оценить, определить степень износа и принять на учет.
2. Основные средства, что учтены в бухгалтерских документах, отсутствуют или их текущее состояние не позволяет выполнять возложенные на них функции - нужно составить соответствующий акт и списать их с баланса компании за счет прочих затрат или за счет возмещения убытка виновным лицом.
3. Объекты инвентаризации физически существуют, но на момент проверки находятся вне территории компании - нужно проверить документы, что подтверждают законность отсутствия.

В ходе инвентаризации проверяют не только факт присутствия, но и:

• фактическое состояние объекта, степень его износа и способность выполнять функции;
• считают количество, измеряют объем и вес.

Сроки проведения инвентаризации

Инвентаризация основных средств проводится минимум один раз в год, исключением являются библиотеки, где разрешено проводить проверку один раз на пять лет.

Ежемесячно сверяют:

• состояние расчетов компании с ее филиалами (на 1-е число);
• наличие денежных средств и других ценностей, документов строгой отчетности;
• объемы сырья и материалов.

Ежеквартально проверяют:

• количество животных на предприятиях сельского хозяйства;
• товаротранспортные накладные;
• сверяют расчеты с бюджетом.

Раз в полугодие (на 01.06 и 01.12) сверяют расчеты по дебиторской и кредиторской задолженности.

Ежегодно инвентаризируют:

1. здания, оборудования, инвентарь и т. д.;
2. другие объекты капитальных инвестиций;
3. запасы производства;
4. производство, что не завершено;
5. капитальный ремонт.

Расчеты с банками сверяются по мере поступления выписок.

Как правило, инвентаризация - плановый процесс, дата, объекты, сроки проведения закреплены в учетной политике или несущественно изменяются на протяжении годов. Целесообразно иногда проводить спонтанные инвентаризации для некоторых групп активов.

Этапы проведения инвентаризации

1. Подготовительный этап:

• определение объектов инвентаризации и сроков проведения;
• проверка правильности документов на объекты инвентаризации - карточки объектов, акты приема-передачи, технические паспорта и т. д.;
• определение, кто будет проводить инвентаризацию - утверждение инвентаризационной комиссии, в которую должны входить представитель администрации, бухгалтерии и другие профильные специалисты, так как иногда бывает сложно измерить реальное количество продукции или запасов (например: если нужно определить фактический вес сыпучих материалов, при этом не имея возможности реально все взвесить);
• приказ об инвентаризации.

2. Фактическая проверка основных средств - подсчет, взвешивание, измерения, проверка состояния и фиксирование результата в инвентаризационных описях и актах.

3. Сравнение результата проверки с данными бухгалтерских документов - формирование сличительной ведомости и актов, что объясняют расхождения.

4. Приказ о завершении инвентаризации и бухгалтерский учет ее результатов:

• принятие на баланс выявленных объектов;
• списание с баланса объектов, что отсутствуют;
• списание ущерба с лиц, виновных в порче имущества.

Правила проведения инвентаризации:

• все члены комиссии должны присутствовать;
• обязательное присутствие материально ответственного лица или группы лиц (начальник, заместитель, работники) при коллективной ответственности;
• если процесс инвентаризации нужно прервать, например, перенести на следующий день, то на момент отсутствия комиссии помещение опечатывается.

Отображения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете компании

При проведении инвентаризации на предприятии возможны следующие ситуации:

1. Обнаружены излишки основных средств - нужно определить текущую стоимость и сделать следующую проводку:

Дт01 Кт91.1 - учет стоимости ОС в прочих доходах.

2. Выявлены недостачи имущества, но виновные лица не уставлены - необходимо списать остаточную стоимость отсутствующих основных средств на прочие расходы:

• Дт91.2 Кт94 - отнесение остаточной стоимости к прочим расходам.

3. Выявлена порча или хищение имущества и виновные лица установлены - нужно списать принесенный организации ущерб с виновных лиц:

• Дт94 Кт01 - списание стоимости ОС;
• Дт02 Кт94 - списание накопленной суммы амортизации;
• Дт73 Кт94 - отнесение недостачи на счет виновного лица;
• Дт50 Кт73 - погашение суммы ущерба в кассу.

Для оценки реального финансового состояния организации необходимо иметь достоверные данные обо всем имуществе, находящемся в ее распоряжении: наличии, количестве, состоянии, в котором это имущество находится, и правильности его стоимости. Это реальное состояние необходимо сравнить с данными бухгалтерского учета. Такой процесс проверки имущества и обязательств называется инвентаризацией.

Инвентаризация – это контрольная функция учета, позволяющая выявить случаи необоснованного уменьшения капитала компании, вложенного в различные виды имущества (активов).

Инвентаризация – это механизм, позволяющий убедиться в достоверности учета. Учет и отчетность могут быть правильными на бумаге, но их достоверность можно выявить только путем инвентаризации.
Законодательство предоставляет организациям широкие возможности для использования инвентаризации в качестве действенного механизма регулирования и контроля порядка ведения бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации в целях подготовки достоверной информации о ее финансовом положении в бухгалтерской отчетности.

Каждая организация обязана провести инвентаризацию своего имущества до начала составления годовой отчетности – эта обязанность установлена ст. 12 Федерального закона от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации необходимо прописать в учетной политике – это необходимо сделать в начале года, руководствуясь п. 3 ст. 6 Закона № 129-ФЗ.

С 1 января 2013 г. вступит в силу Федеральный закон от 6.12.11 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
В новом Законе также предусмотрена обязанность организаций проводить инвентаризацию (ст. 11 «Инвентаризация активов и обязательств»):
1. Активы и обязательства подлежат инвентаризации.
2. При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.
3. Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами.
4. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация».

Когда проводить инвентаризацию

Срок проведения инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Обычно организации проводят ее в конце отчетного года. Однако некоторые организации делают это заранее, уже после 1 октября, поскольку до конца года можно успеть внести необходимые корректировки в учет. Данную возможность предоставляет п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 г. № 34н (в ред. от 24.12.10 г.). В этом пункте, в частности, указано, что если инвентаризация имущества проведена после 1 октября отчетного года, то второй раз перед составлением годовой бухгалтерской отчетности ее проводить уже не нужно.
На практике рациональнее всего распечатывать и рассылать акты сверки взаиморасчетов с контрагентами в октябре–ноябре с данными по состоянию на 30 сентября или на 31 октября. Аналогично инвентаризацию ОС, товарных остатков можно провести в октябре.

В п. 2 ст. 12 Закона № ФЗ-129 представлены случаи, когда инвентаризация обязательна:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Что проверяем (инвентаризируем)?

Согласно п. 1 ст. 12 Закона № 129-ФЗ организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Таким образом, необходимо проверить (если числятся на балансе):

• нематериальные активы;
• основные средства;
• финансовые вложения;
• товарно-материальные ценности;
• незавершенное производство и расходы будущих периодов;
• денежные средства, денежные документы и бланки документов строгой отчетности;
• расчеты с поставщиками, покупателями, налоговой инспекцией и фондами, расчеты с прочими дебиторами (кредиторами);
• резервы предстоящих расходов и платежей, оценочные резервы.

Что необходимо для проведения инвентаризации?

Согласно п. 2.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.95 г. № 49 (в ред. от 8.11.10 г.), организация должна иметь постоянно действующую инвентаризационную комиссию, а при большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств ею создаются еще и рабочие инвентаризационные комиссии. Обычно в нее входят представители администрации, работники бухгалтерии, а также другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Кроме того, в состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации и независимых аудиторских организаций. Однако при комплектовании комиссии руководителю необходимо учесть следующее правило: в состав комиссии должны входить только те специалисты, которые обязательно будут присутствовать при ее проведении, поскольку отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными (п. 2.3 Методических указаний).
Основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств.

Порядок проведения инвентаризации имущества

Процедура проведения инвентаризации состоит из нескольких этапов. Формы по учету результатов инвентаризации утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88 (в ред. от 27.03.2000 г.).
Первый этап – подготовительный:

• подготовка имущества (например, товарно-материальных ценностей) к проведению инвентаризации;
• подготовка документов, необходимых для проведения инвентаризации; издание приказа (постановления, распоряжения) о проведении инвентаризации по форме № ИНВ-22;
• формирование списка сотрудников для проведения инвентаризации;
• определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества;
• распечатка инвентаризационных описей товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3) отдельно на каждое материально-ответственное лицо.

Перед тем как начать проверку остатков имущества, инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств, а председатель инвентаризационной комиссии обязан их завизировать с указанием «до инвентаризации на «__________» (дата)». Кроме того, материально ответственные лица организации должны дать расписки в том, что к началу инвентаризации они сдали в бухгалтерию или передали комиссии все расходные и приходные документы на имущество, а также в том, что все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, которым были выданы подотчетные суммы для покупки имущества или доверенности на его получение.
Приказ (постановление, распоряжение) (форма № ИНВ-22) является письменным заданием, конкретизирующим содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации проверяемого объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Приказ (постановление, распоряжение) подписывается руководителем организации и вручается председателю инвентаризационной комиссии. Приказ регистрируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23).
Я рекомендую не приступать ко второму этапу инвентаризации, пока не будет правильно оформлен первый этап.

В инвентаризации процедура очень важна. Так как очень часто результаты инвентаризации могут выявить реальные недостачи, что повлечет последствия для материально-ответственных лиц. И необходимо, что эти лица уже заранее были готовы к тому, что их работу проверяют, что весь, например, товар находится на вверенном им складе, оприходован и проверен – т.е. они обязаны расписаться на заглавном листе инвентарной описи ИНВ-3, быть ознакомлены с Приказом по форме ИНВ-22.
Перед инвентаризацией необходимо проверить так же наличие договоров о личной или коллективной материальной ответственности, сроки действия этих договоров.

Второй этап – собственно инвентаризация (т.е. выявление и проверка фактического наличия товаров, а также заполнение соответствующих граф в инвентаризационных описях). Фактическое наличие имущества при инвентаризации комиссия определяет путем его обязательного физического пересчета, взвешивания и перемеривания.
Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи, которые составляются в двух экземплярах. На выявленные при инвентаризации негодные или испорченные материалы и готовые изделия составляются соответствующие акты.
При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма № ИНВ-3 выдается комиссии на бумажных или машинных носителях информации с заполненными графами с 1-й по 9-ю. В описи ответственные лица комиссии заполняют графу 10 о фактическом наличии товарно-материальных ценностей в количественном выражении. Графа 9 «Номер паспорта» заполняется на материальные ценности, содержащие драгоценные металлы и камни.
При выявлении материальных ценностей, не отраженных в учете, комиссия должна включить их в инвентаризационную опись.
В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
Третий этап – это сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета. На данном этапе выявляются расхождения в учете с фактическими остатками. Руководитель организации совместно с сотрудниками, проводившими инвентаризацию, определяет причины расхождений, при необходимости сверяется движение товарно-материальных ценностей за период с момента предыдущей инвентаризации. Сличительные ведомости (формы № ИНВ-18, ИНВ-19) применяются для отражения результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, готовой продукции и прочих материальных ценностей, по которым выявлены отклонения от данных учета.
В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, т.е. расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.
На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.
Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй - передается материально ответственному (ым) лицу (лицам).
При заполнении сличительной ведомости для отражения результатов инвентаризации нематериальных активов (форма № ИНВ-18) графы 3, 8, 10 не заполняются.
Для выявления результатов инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств, расходов будущих периодов, наличия денежных средств, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности соответственно применяются формы № ИНВ-10, ИНВ-11, ИНВ-15 и ИНВ-16, в которых объединены показатели инвентаризационных описей (актов) и сличительных ведомостей.

Четвертый этап – оформление результатов инвентаризации. Документы по учету результатов проверок составляются с участием членов инвен-таризационных комиссий и материально ответственных лиц.
На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации. Лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности, материально ответственные лица привлекаются к материальной ответственности согласно индивидуальному или коллективному договору о материальной ответственности.
Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26), применяется для оформления проведения инвентаризаций и контрольных проверок правильности проведения инвентаризации.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.

Инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности

Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. № 40 (с изм. от 26.02.96 г.).
Проверяя полноту и своевременность оприходования денежных средств, полученных с расчетных счетов в банках, членам инвентаризационной комиссии следует применять метод взаимного контроля. При этом методе сравниваются суммы, отраженные в ведомости по дебету счета 50 «Касса», с данными журнала-ордера по кредиту счета 51 «Расчетные счета». Указанные суммы должны совпадать. Необходимо также сравнить соответствие записей в Главной книге по счету 50 и в оборотной ведомости. В случаях обнаружения расхождений их сопоставляют по приходным кассовым ордерам, выпискам банка, отчетам кассира, корешкам чеков, а при необходимости проверяют непосредственно в банке.
Проверку оприходования наличных денег, полученных из банка, следует проводить не только по корешкам чеков, но также и по выпискам банка. Если на них имеются следы подчисток, исправлений, а также при расхождении сумм остатков следует получить в банке выписку из расчетного счета и сверить записи в бухгалтерии с данными выписки.
Списание денежных средств проверяют по документам, приложенным к кассовым отчетам. При этом также следует обращать внимание на четкое оформление документов: имеются ли расписки получателей, погашены ли они штампом «Оплачено» с указанием даты, нет ли на них следов подчисток и исправлений.
Кроме перечисленного, в ходе инвентаризации кассы также необходимо проконтролировать:
установлен ли лимит остатка наличных денежных средств в кассе;
имеются ли факты несоответствия даты в расходных кассовых ордерах и даты фактической выдачи денежных средств;
правильность корреспонденции счетов по кассовым документам;
своевременность депонирования невыплаченных сумм заработной платы.
При инвентаризации кассы необходимо проверить, заключен ли договор с кассиром о полной материальной ответственности и оснащено ли помещение кассы необходимыми средствами по обеспечению сохранности денежных средств (техническое укрепление и охранно-пожарная сигнализация), где хранятся дубликаты ключей от сейфов. Ключи должны храниться в опечатанных пакетах у руководителя организации.
При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).
Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные) с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.
Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.
Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

Инвентаризация расчетов

Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.
Инвентаризация расчетов с поставщиками и покупателями (счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами») оформляется актом сверки расчетов, подписанным с двух сторон, – руководителем (или иным уполномоченным лицом) организации и руководителем (или иным уполномоченным лицом) компании-контрагента.
Особое внимание при проверке счета 60 необходимо уделить товарам, оплаченным, но находящимся в пути, и расчетам с поставщиками по неотфактурованным поставкам (их необходимо проверять по документам в согласовании с корреспондирующими счетами).
По задолженности работникам организации (счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда») выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.
При инвентаризации подотчетных сумм (счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами») проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).
Кроме того, инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить правильность и обоснованность:
расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;
суммы задолженности по недостачам и хищениям, числящейся в бухгалтерском учете;
сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.
Для организаций, сдающих отчетность в налоговые органы по электронным каналам связи, в настоящее время существует возможность проверки состояния лицевого счета в электронном виде. После заказа выверки лицевого счета и получения результатов бухгалтерия обязана сверить данные и перед составлением годового отчета подписать Акт совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам (форма по КНД 1160070), утвержденный приказом ФНС от 20.08.07 г. № ММ-3-25/494@.
Инвентаризация резервов предстоящих расходов и платежей, оценочных резервов
При инвентаризации резервов предстоящих расходов и платежей проверяется правильность и обоснованность созданных в организации резервов: на предстоящую оплату отпусков работникам; на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет; на выплату вознаграждений по итогам работы организации за год; расходов на ремонт основных средств; производственных затрат по подготовительным работам в связи с сезонным характером производства; предстоящих затрат по ремонту предметов проката и на другие цели, предусмотренные законодательством Российской Федерации, нормативными актами Минфина РоссииФ и отраслевыми особенностями состава затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), утвержденными в установленном порядке.
Отметим, что в случае превышения фактически начисленного резерва над суммой подтвержденного инвентаризацией расчета бухгалтеру организации необходимо произвести сторнировочную запись на сумму такого превышения, а в случае недоначисления сделать дополнительную запись по включению дополнительных отчислений за счет источника его образования.

Инвентаризация – процесс нередко очень болезненный, поскольку он выявляет не только ошибки учета, но и недостачи, потери имущества, а, как следствие, наказание виновных лиц. Поэтому очень важно соблюсти процедуру – получить расписки материально-ответственных лиц до инвентаризации, организовать весь процесс так, чтобы все ответственные за инвентаризируемое имущество лица участвовали в процессе.
Для сети розничных магазинов целесообразно проводить выборочные инвентаризации, отдельно по каждому магазину.
Для оптовых компаний и для компаний, оказывающих работы, услуги, главное – своевременно проводить инвентаризацию расчетов с покупателями и подписывать акты сверки. При соблюдении данных условий в случае прекращения оплаты, банкротства компании-контрагента у организации будет в наличии доказательство признания этой компанией долга, т.е. будут основания для обращения в суд. По крупным покупателям возможно подписание актов ежеквартально.
Необходимо помнить об обязательном проведении инвентаризации при смене материально-ответственных лиц, например работников склада, а также при смене генерального директора.
Бухгалтерам следует помнить о необходимости ежегодно подписывать акт сверки с налоговой инспекцией. При смене юридического адреса или при смене собственника подписанный акт сверки облегчит переход в новую налоговую инспекцию, так как будут подтверждены сальдо по налогам.
Инвентаризация – процесс, выявляющий как обстоят дела в компании не только с бухгалтерским учетом, но и дисциплиной, договорной работой (наличие договоров об индивидуальной или коллективной материальной ответственности), с документооборотом. Если проводить инвентаризацию неформально, то можно улучшить работу многих отделов компании. При этом следует помнить о том, что инвентаризация – это обязательный процесс для подтверждения достоверности данных в учете и отчетности.

Основные средства являются неотъемлемой частью любого предприятия и от правильности и эффективности их учета зависят важные показатели деятельности предприятия, такие как финансовое положение, конкурентоспособность на рынке.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности предприятие проводит инвентаризации имущества. Инвентаризация – способ проверки соответствия фактического наличия имущества в натуре данным бухгалтерского учета, отраженным на счетах. Инвентаризация позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены в документах и отражены в системном бухгалтерском учете, а также внести необходимые уточнения и исправления. Инвентаризация имеет большое значение для правильного определения затрат на производство продукции, выполненных работ и оказанных услуг, для сокращения потерь товарно-материальных ценностей, предупреждения хищений имущества и т.п.

Инвентаризация представляет собой определенную последовательность практических действий со стороны членов специально созданной в организации комиссии по проверке и документальному подтверждению наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации с целью обеспечить достоверность данных учета и отчетности.

Цель инвентаризации имущества – проверка достоверности данных бухгалтерского баланса и отчетности предприятия. Она позволяет в натуральном измерителе сравнить правильность ведения документации всех хозяйственных операций организации, выявить фактическое наличие и качественное состояние имущества предприятия. Нельзя не учитывать, проводя инвентаризацию, такие негативные явления, как хищения, естественную убыль.

Актуальность исследования выражается в том, что в условиях рыночной экономики повышается роль учета и контроля за рациональным использованием всех ресурсов, в том числе и основных средств.

Цель данной работы – исследовать действующую практику организации, проведения и учета результатов инвентаризации основных средств.

В соответствии с заданной целью были сформулированы следующие задачи исследования:

Изучить нормативно-законодательную и учебную литературу по теме исследования;

Определить сущность и характеристику инвентаризации основных средств предприятия;

Выявить порядок организации и проведения инвентаризации основных средств на ТОО «Калкан»;

– исследовать основные аспекты организации документального оформления и учета результатов инвентаризации основных средств на предприятии;

Теоретической и методологической основой послужили труды и Указы президента Республики Казахстан, Законы Республики Казахстан, постановления правительства Республики Казахстан, монографические труды отечественных и зарубежных ученых экономистов и финансистов.

1. Характеристика инвентаризации основных средств, ее роль и значение в учете

Основные средства представляют собой материальные активы, действующие в течении длительного периода времени (более одного года) в качестве средств труда, как в сфере материального производства, так и непроизводственной сфере.

К основным средствам относятся: недвижимость (земельные участки, здания, сооружения, многолетние насаждения и другие объекты, прочно связанные с землей, перемещение которых невозможно без ущерба их назначению), транспортные средства, оборудование, производственный и хозяйственный инвентарь, взрослый рабочий и продуктивный скот, специальные инструменты и прочие основные средства.

В соответствии с Законом РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» (от 28.02.2007 г. №234-III) целью бухгалтерского учета и финансовой отчетности является обеспечение заинтересованных лиц полной и достоверной информацией о финансовом положении, результатах деятельности и изменениях в финансовом положении предпринимателей и организаций .

Инвентаризация (от лат. inventarium– опись) – один из приемов контроля, обеспечивающий сохранность собственности, качественное состояние ценностей и в конечном итоге – достоверность информации, включаемой в финансовую отчетность .

Инвентаризация является одним из методов бухгалтерского учета и представляет собой сверку фактического наличия имущества с показателями бухгалтерского учета на определенную дату.

Ее проводят все компании независимо от форм собственности, вида деятельности и режимности работы. Основными целями инвентаризации являются:

Проверка полноты и правильности отражения инвентаризируемых объектов в учете,

Проверка фактического наличия активов и контроль их сохранности,

Проверка состояния товарно-материальных ценностей (их фактического соответствия стандартам по качеству) и условий хранения таких ценностей,

Приведение учетной оценки объектов инвентаризации в соответствие с внешними и внутренними нормативными документами и соответствующими рыночными показателями,

– выявление причин несвоевременного или неверного отражения хозяйственных операций в учете, а также причин осуществления операций, противоречащих положениям государственных нормативных документов и внутренних инструкций и положений организации, если такие операции имели место.

Порядок проведения юридическими лицами инвентаризации имущества и обязательств регламентируется методическими рекомендациями к СБУ 24.

В соответствии с СБУ 24 «Организация бухгалтерской службы» в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности проводится инвентаризация имущества и денежных обязательств не менее одного раза в год.

В обязательном порядке инвентаризация проводится:

При смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

При установлении фактов хищения или злоупотреблений, а также порчи товарно-материальных запасов;

В случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

При ликвидации (реорганизации) субъекта перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Республики Казахстан .

Инвентаризации делятся по объему проверки – на сплошные и выборочные, а по времени – на плановые и внеплановые.

Сплошная инвентаризация охватывает проверку всего без исключения наличного имущества финансовых обязательств предприятия, она является весьма трудоемкой работой и поэтому проводится один раз в год, обычно перед составлением годового отчета.

Выборочная – это инвентаризация, при которой проверяются только некоторые (на выборку) ценности у конкретного материально ответственного лица или же охватывает какой-либо один вид средств предприятия, например, только денежные средства в кассе или только материалы на определенном складе. Выборочные инвентаризации и контрольные проверки должны систематически проводиться на предприятии в межинвентаризационный период в местах хранения и переработки товарно-материальных ценностей. Они осуществляются по распоряжению руководителя инвентаризационной комиссией, состоящей из лиц хорошо знающих товарно-материальные ценности, учет и отчетность.

Основной задачей выборочных инвентаризаций и проверок является контроль за сохранностью имущества, выполнением правил его хранения, соблюдением материально ответственными лицами установленного порядка первичного учета. Такие проверки дисциплинируют работников предприятия, помогают вскрывать факты нарушений и содействуют сохранности имущества предприятия.

В зависимости от основания проведения инвентаризации могут быть плановые и внеплановые. Внеплановые проводятся внезапно, сроки их проведения не должны быть известны материально ответственным лицам. Иногда могут проводиться по требованиям ревизора, органов народного контроля, финансовых и следственных органов.

Плановые инвентаризации проводятся:

Основных средств – не менее одного раза в два-три года, а библиотечных фондов – не реже одного раза в пять лет;

Капитальных вложений – не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 декабря отчетного года;

Незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки – перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года и, кроме того, периодически в сроки, устанавливаемые соответствующими вышестоящими организациями;

Незавершенного капитального ремонта и расходов будущих периодов – не менее одного раза в год;

Готовой продукции на складах – не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;

Малоценных и быстроизнашивающихся предметов – не менее одного раза в год;

Нефти и нефтепродуктов – не реже одного раза в месяц;

Сырья и прочих материальных ценностей – не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;

Денежных средств, денежных документов, ценностей и бланков строгой отчетности – не менее одного раза в месяц;

Расчетов с банками (по расчетному счету, валютному счету, другим счетам, ссудам, кредитам и т.п.) – по мере получения выписок банков, а по переданным в банк на инкассо расчетным документам – на первое число каждого месяца;

Расчетов по платежам в бюджет – не менее одного раза в квартал;

Расчетов с дебиторами и кредиторами – не менее двух раз в год;

Остальных статей баланса – на первое число месяца, следующего за отчетным годом.

В межинвентаризационный период на предприятиях должны проводиться систематические проверки. Эти проверки и инвентаризации осуществляются по распоряжению руководителя работниками инвентаризационных групп, состоящих в штате предприятия, или специальными комиссиями.

Для того, чтобы подтвердить фактическое наличие объектов основных средств (ОС) в организации и достоверность сведений о них, содержащихся в регистрах бухгалтерского учета, проводится инвентаризация ОС. О сроках проведения инвентаризации основных средств и вопросах документального оформления инвентаризации расскажем в нашей консультации.

Как часто инвентаризировать ОС

В общем случае порядок проведения инвентаризации организация определяет самостоятельно (п. 26 Приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н). Однако есть случаи, когда проведение инвентаризации ОС обязательно. К ним, в частности, относятся (п. 27 Приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н):

• смена материально ответственных лиц;
• выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• стихийное бедствие, пожар или другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями;
• реорганизация или ликвидация организации.

Что касается инвентаризации ОС перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, то такая инвентаризация может проводиться не каждый год, а лишь 1 раз в 3 года. Это значит, что, к примеру, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности за 2017 года инвентаризацию ОС можно не проводить, если она проводилась не ранее, чем перед составлением отчета за 2015 год.

Кто проводит инвентаризацию ОС

Для проведения в организации инвентаризаций должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия (п. 2.2 Приказа Минфина от 13.06.1995 № 49).

Если объем инвентаризируемых ценностей (в т.ч. объектов ОС) в организации большой, то для одновременного проведения инвентаризации могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии.

Состав инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации. И при отсутствии хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации ее результаты будут признаны недействительными (п. 2.3 Приказа Минфина от 13.06.1995 № 49).

Общие правила проведения инвентаризации, а также особенности проведения инвентаризации основных средств установлены Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49 .

Как оформляется инвентаризация ОС

Законодательством не установлены обязательные формы первичных учетных документов, которыми должны оформляться проведение инвентаризации и ее результаты (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). В то же время для этих целей обычно используются формы первички, утвержденные Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88 . Организация может применять их или разработать самостоятельные формы, обеспечив наличие в них .

Какие бы формы документов для инвентаризации организация не использовала, их необходимо закрепить в .

Приведем основные формы составляемых при инвентаризации ОС первичных документов, утвержденных Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88.

Так, проведение инвентаризации начинается с издания приказа (форма № ИНВ-22 «Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации»). Такой приказ является по сути заданием для комиссии, он конкретизирует содержание, объем, порядок, сроки проведения инвентаризации и персональный состав инвентаризационной комиссии. Подписанный руководителем организации приказ вручается председателю инвентаризационной комиссии.

Данные непосредственной инвентаризации объектов ОС отражаются в Инвентаризационной описи основных средств (форма № ИНВ-1). Эта опись составляется в 2-х экземплярах, подписывается ответственными лицами комиссии, а также лицом, ответственным за сохранность ОС. Один экземпляр описи остается у такого ответственного лица, а второй передается в бухгалтерию для составления в случае необходимости сличительной ведомости.

Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств (форма № ИНВ-18) оформляется по тем объектам, по которым выявлены отклонения от данных бухучета. Ведомость составляется также в 2-х экземплярах (для МОЛ и бухгалтерии).

Подробную информацию об особенностях заполнения перечисленных выше унифицированных форм по учету инвентаризации ОС можно найти в Указаниях, приведенных в Постановлении Госкомстата от 18.08.1998 № 88.

О том, какие бухгалтерские записи делаются по результатам инвентаризации, в т.ч. объектов ОС, мы рассматривали в отдельном .

На основании письменного приказа руководства формируется комиссия по основных средств предприятия. Всех членов комиссии обязательно надо ознакомить с приказом и датой, когда начнет проводиться .

Различают плановую и внеплановую, выборочную, полную или сплошную инвентаризации. Всегда проводят инвентаризацию при смене материально-ответственного лица.

До ее проведения необходимо проверить наличие и записи во всех инвентарных карточках (форма № ОС-6), регистрах, проверить на оборудование, документы на аренду и хранение основных средств. При отсутствии документации ее необходимо восстановить или оформить.

Все данные осмотра собственных основных средств заносятся в опись (форма № ИНВ. 1), в которой отражают наименование предмета, его инвентарный номер, место нахождения, основные технические сведения и показатели. составляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии и материально-ответственным лицом. Один экземпляр передается в бухгалтерию, а второй остается у материально-ответственного лица. На основные средства, которые находятся в аренде или на хранении заводят отдельную инвентаризационную опись.

В случае, когда инвентаризация основных средств выявила, что основное средство подвергалось реконструкции, модернизации и изменилось его назначение, то в инвентаризационной описи следует указать его наименование в соответствии с новым назначением.

Если в процессе инвентаризации обнаруживают основные средства, ранее не принятые к учету или с неверными техническими данными, то вносятся соответствующие корректировки. При отсутствии мобильного средства на месте его нахождения (автобус, трактор, самолет или корабль), делается отметка, прикладывается бухгалтерская справка с указанием причины отсутствия, а опись составляется по его возвращении из рейса.

При выявлении непригодных основных средств составляется отдельная дефектная ведомость, указывается дата ввода и причина непригодности. Документ подписывается комиссией, и в случае необходимости предмет отправляется на экспертизу в соответствующие организации для выявления причин неисправности и заключения о его пригодности для дальнейшей эксплуатации.

Если инвентаризация основных средств выявила расхождения между фактическими данными, согласно описи и данными бухгалтерского учета, то составляется сличительная ведомость (форма» ИНВ. 18).

Бухгалтер, по окончанию заполнения всей необходимой документации, должен сделать в программе учета, после того, как закончится инвентаризация основных средств проводки , соответствующие той или иной ситуации. При недостаче и порче основных средств списывается начисленный износ проводкой Д-02 К-01, К-01 Д-94. Если будет произведено возмещение ущерба, то К- 94, Д-73, то бухгалтер проводит списание по рыночной стоимости, а разницу между рыночной и остаточной стоимости списывает на доходы будущих периодов Д-94 К -98. А по мере погашения долга списывает на прибыль или убыток Д -98 К-99. Если виновников не установили, то недостачу списывают на издержки производства, обязательно по письменному решению руководителя Д-91 К-94, потом Д- 99 К-91- на финансовый результат. Если инвентаризация основных средств выявила излишки, их надо оприходовать по рыночной стоимости на прочие доходы Д-01 К- 91.

Результаты проведенной инвентаризации надо учитывать и отражать в том месяце, в котором закончена инвентаризация. Результаты годовой инвентаризации отражаются в годовом отчете.

Инвентаризация основных средств должна осуществляться в определенные установленные сроки, с составлением всех необходимых документов, всегда на основании приказа руководителя в составе назначенной комиссии.